INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
mailship s.r.l. con sede in Milano, Via Monte Rosa n. 21 cap. 20149 – C.F. e Partita Iva 12430010962 e-mail: mailshipsrl@legalmail.it (Gestore), in qualità di titolare del trattamento dei dati personali delle persone fisiche (soggetti dei dati) con questo documento informa in dettaglio sulle modalità e sull'ambito del trattamento dei dati personali da parte del Gestore, compreso l'ambito dei diritti degli interessati relativi al trattamento dei loro dati personali da parte del Gestore.
1. AMBITO DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
1.1 Il titolare del trattamento tratta i dati personali in conformità con il diritto dell'Unione Europea, con gli accordi internazionali ai quali è vincolata la Repubblica Italiana e con le pertinenti normative legali e regolamentari nazionali della Repubblica Italiana, in particolare (Legislazione applicabile):
(a) Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati e che abroga la Direttiva 95/46/CE (GDPR o il Regolamento generale sulla protezione dei dati),
(b) D.Lgs 196/2003 e successive modificazioni ed integrazioni per quanto ancora in vigore.
1.2 Le entità i cui dati personali sono trattati dal Gestore possono essere:
(a) clienti e potenziali clienti del Gestore (in particolare clienti di partner commerciali, visitatori del sito Web e utenti di altri canali di comunicazione e commerciali del Gestore);
(b) partner commerciali del Gestore (in particolare utenti e fornitori dei servizi del Gestore);
(c) dipendenti del Gestore e terzi il cui lavoro, servizi o prestazioni sono forniti all'Amministratore sulla base di un contratto;
(d) dipendenti di terzi autorizzati per legge ad accedere alle informazioni sui servizi forniti dal Gestore;
(e) o altri soggetti per il trattamento dei cui dati personali il Gestore ha un interesse legittimo.
1.3 I dati personali sono trattati nella misura in cui il soggetto dei dati li ha forniti al Gestore, in connessione con la conclusione di un rapporto contrattuale o di altro tipo con il Gestore, o altrimenti raccolti dal Gestore e trattati in conformità con la Legislazione applicabile o per ottemperare ad adempimentilegali amministrativi, fiscali, ecc. del Gestore. Il Gestore ottiene i dati personali direttamente dall'interessato, da terzi e da atti pubblici.
2. CATEGORIE DI DATI PERSONALI SOGGETTI A TRATTAMENTO 2.1 Il titolare può trattare i seguenti dati personali degli interessati:
(a) Dati identificativi di base dei soggetti utilizzati per l'identificazione univoca e inequivocabile del soggetto dei dati
Nome, cognome, codice fiscale e/o data di nascita, sesso, indirizzo di residenza permanente e/o altro indirizzo della persona fisica (indirizzo di corrispondenza, indirizzo per la consegna all'estero, ecc.), CAP, numero di telefono e/o numeri di telefono (cellulare, fax, rete fissa, ecc.), e-mail o altro indirizzo elettronico (messaggistica istantanea);
(b) Informazioni estese per l’esecuzione del rapporto
Se necessari alla esecuzione del rapporto, i dati sociodemografici del soggetto e le informazioni sullo stato del soggetto (età, stato civile, studente, disoccupato) e le copie dei documenti personali, se necessario per la verifica dell'identità o dello stato del soggetto (carta d’identità, patente di guida, passaporto, atto di nascita, certificato di matrimonio, ecc.), ragione sociale/società, Codice Fiscale, indirizzo della sede legale domicilio, o sede di attività, identificazione e indirizzo del datore di lavoro, importo medio reddito mensile, coordinate bancarie (numero di conto corrente in formato nazionale e IBAN, codice SWIFT e altre informazioni simili);
(c) Dati identificativi del soggetto per l'accesso ai sistemi informativi del Gestore
Per quanto necessario, dati identificativi di base, cookie per la misurazione del traffico e l'analisi dell'utilizzo del sito web del Gestore; questi dati personali non sono trattati in una forma direttamente leggibile, ma solo come registrazioni tecniche sicure (crittografate) delle relative applicazioni;
(d) Corrispondenza e altre comunicazioni con il soggetto
Contenuto di tutta la corrispondenza con il soggetto e terzi, se rintracciabile in base ai suoi dati personali secondo una qualsiasi delle categorie precedenti, contenuto di tutte le richieste di modifiche del soggetto, copie elettroniche e cartacee, copie e stampe di documenti contenenti dati personali dei soggetti, richieste inviate tramite applicazioni e canali di comunicazione del Gestore;
(e) Dati personali di terzi necessari per l'adempimento degli obblighi del Gestore nei confronti dei soggetti e di terzi
Nella misura necessaria, dati identificativi di base di terzi - soggetti di dati personali, ad es. marito, moglie, partner, figlio, membro del nucleo famigliare o altre persone.
(f) Informazioni commerciali e di marketing
Nella misura necessaria, informazioni sulle offerte di servizi del Gestore, informazioni sulle persone coinvolte nella negoziazione del servizio con il soggetto (identificazione dell'acquirente o il partner commerciale del Gestore).
(g) Categorie speciali di dati personali
Firma biometrica dinamica. Se necessario per la forma della predisposizione del servizio del Gestore, una firma grafometrica registrata su un dispositivo tecnico che consenta la scansione dell'impronta della firma e delle sue caratteristiche biometriche quali velocità, pressione, inclinazione, caratteri tipografici, ecc.
2.2 Le firme biometriche dinamiche e le informazioni sulla salute sono dati personali che
rientrano in categorie speciali di dati personali, il cui trattamento è consentito solo alle condizioni di cui all'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento generale sulla protezione dei dati, in particolare se il soggetto dei dati ha prestato esplicito consenso al trattamento di tali dati personali per una o più finalità specificate.
3. FINALITA' E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
3.1 Il Gestore del trattamento raccoglie e tratta sempre i dati personali solo per lo scopo specificato, nella misura e per il tempo necessario per adempiere a tale scopo specificato.
3.2 Finalità del trattamento dei dati personali:
(a) prestazione di servizi sulla base di un contratto con un soggetto dei dati personali, in particolare trattative per la conclusione, conclusione e/o modifica di qualsiasi contratto concluso dal Gestore di cui il soggetto dei dati è parte, compresi tutti i trattamenti per la preparazione del contratto, l'esecuzione e controllo del contratto, gestione del contratto e attività correlate nel rapporto tra il Gestore e soggetto dei dati, comunicazione tra il Gestore e soggetto, compreso il monitoraggio, l'archiviazione e la valutazione di detta comunicazione al fine di documentare il contenuto della comunicazione e il controllo interno della qualità di servizi;
(b) adempimento degli obblighi legali del Gestore;
(c) fornitura di servizi informativi direttamente connessi al contratto concluso dal Gestore con soggetto dei dati, in particolare attraverso le applicazioni del Gestore e il sito web del Gestore;
(d) tutela dei diritti e degli interessi giuridicamente tutelati del Gestore, dei co gestori, del beneficiario o di altri terzi interessati;
(e) le finalità contenute nel consenso del soggetto dei dati al trattamento dei dati personali;
(f) invio messaggi commerciali in conformità con la legge su determinati servizi della società dell'informazione e messaggi di marketing simili;
(g) l'informazione sui servizi proposti, o sulle loro modifiche, mediante l'uso della comunicazione con mezzi elettronici/mezzi a distanza;
(h) l’offerta servizi, inclusi prodotti e servizi di terzi, forniti dal Gestore;
(i) l’organizzazione di concorsi per i posti liberi di lavoro e gestione di un database di persone in cerca di lavoro;
(j) altre finalità nominalmente specificate e comunicate al soggetto del trattamento definite nel contratto, l'azione legale del Gestore nei confronti del soggetto o nella comunicazione tra il Gestore e soggetto.
3.3 La base giuridica per il trattamento dei dati personali può essere uno dei seguenti fatti sottoelencati:
(a) il trattamento è necessario per l'adempimento di un contratto di cui il soggetto dei dati è parte o per l'attuazione di misure adottate prima della conclusione del contratto su richiesta del presente soggetto dei dati;
(b) il trattamento è necessario per adempiere all'obbligo legale che si applica al Gestore;
(c) il trattamento è necessario per tutelare gli interessi vitali del soggetto dei dati o di un'altra persona fisica;
(d) il trattamento è necessario ai fini dei legittimi interessi del Gestore o di terzi; (e) il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico;
(f) consenso esplicito al trattamento dei dati personali conferito dal soggetto dei dati per una o più specifiche finalità; questi consensi.
3.4 Fornitura dei dati identificativi di base dei soggetti utilizzati per l'identificazione univoca e inequivocabile del soggetto dei dati, nonché di alcune informative estese sull'oggetto e selezionati dati personali e identificativi necessari per la negoziazione e l'esecuzione dei servizi [ai sensi del paragrafo 3.1 lettere a), b) e d) della presente informativa]
possono essere necessari per la corretta negoziazione ed esecuzione dei contratti.Tuttavia, se il soggetto dei dati non fornisce i suddetti dati personali al Gestore, il Gestore non è obbligato a stipulare il relativo contratto con il soggetto.
3.5 Il Gestore ha un legittimo interesse al trattamento dei dati personali nei seguenti casi:
(a) gestione di informazioni su casi e opportunità commerciali, clienti e potenziali clienti, comprese informazioni su operazioni e operazioni aperte effettuate mediante comunicazione a distanza;
(b) tenere un database di documenti digitalizzati, quali offerte di servizi, documentazione contrattuale e negoziazioni precontrattuali (registri delle bozze di contratto per vari servizi ed esiti delle trattative con il cliente), rendicontare e documentare tali trattative;
(c) invio di comunicazioni commerciali e informazioni sui servizi offerti dal Gestore e da terzi, nonché altre transazioni o servizi del Gestore e di terzi, o loro modifiche, tramite l'uso della comunicazione con mezzi elettronici/remoti a partner commerciali esistenti e clienti del Gestore;
(d) tenuta dei registri ai fini dell'esecuzione giudiziale ed extragiudiziale delle pretese del Gestore da contratti e diritti regressivi;
(e) tenere registri dei pagamenti del soggetto, pagamenti per servizi e altri movimenti contabili relativi ai contratti conclusi;
(f) tenere registri dell'uso delle capacità di stoccaggio degli stabilimenti da parte di singoli partner commerciali e clienti al fine di migliorare l'efficienza della fornitura di servizi;
(g) monitoraggio dei parametri statistici ed economici dei singoli prodotti, dei soggetti coinvolti nella negoziazione dei contratti e dei prodotti (acquirenti, partner commerciali, agenti, ecc.);
(h) Esercizio del sistema di telecamere da parte del Gestore all'interno dei propri locali allo scopo di mettere in sicurezza i beni e le persone che si trovano nei locali;
(i) monitoraggio dei parametri operativi delle attività del Gestore (all'interno dei registri del diritto del lavoro, ulteriori rapporti e configurazioni statistici e operativi, registrazione del traffico e utilizzo delle applicazioni e dei canali di comunicazione del Gestore, registrazione delle stampe e altri registri operativi simili).
3.6 Il Gestore tratta i dati personali del soggetto dei dati sulla base del consenso al trattamento dei dati personali, in particolare nei seguenti casi:
(a) invio di comunicazioni commerciali e informazioni sui servizi offerti dal Gestore e da terzi, nonché altre transazioni o servizi del Gestore e di terzi, o loro modifiche, tramite l'uso della comunicazione con mezzi elettronici/remoti a soggetti che ancora non sono i partner commerciali del Gestore;
(b) registrazione delle telefonate sulla linea dell’assistenza ai clienti del Gestore al fine di documentare il contenuto della chiamata e aumentare la qualità dei servizi forniti, mentre il soggetto fornisce il consenso alla registrazione prima di avviare una chiamata con un dipendente della linea dell’assistenza ai clienti del Gestore.
4. DESTINATARI DEI DATI PERSONALI
4.1 Il trattamento dei dati personali è svolto dal Gestore e dai suoi dipendenti. Il trattamento è svolto negli stabilimenti, succursali, filiali e sedi legali del Gestore o dei predetti incaricati del trattamento da singoli dipendenti autorizzati, tutti all’interno dell’Unione Europea. Il trattamento avviene in forma automatizzata (tramite tecnologia informatica), oppure anche manualmente (per i dati personali in forma cartacea), ma sempre nel rispetto di tutti i principi di sicurezza nella gestione e nel trattamento dei dati personali. A tal fine, il Gestore ha adottato misure tecniche e organizzative per garantire la protezione dei dati personali, in particolare
misure per impedire l'accesso non autorizzato o accidentale ai dati personali, la loro modifica, distruzione o perdita, trasferimenti non autorizzati, il loro trattamento non autorizzato e altri usi impropri di dati personali.
4.2 I dati personali per il Gestore possono essere elaborati anche da responsabili del contratto selezionati, tutti all’interno dell’Unione Europea, e alcuni destinatari possono anche avere accesso ai dati personali. Tutti i soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati rispettano il diritto degli interessati alla privacy e sono obbligati a rispettare le vigenti ed efficaci norme di legge in materia di protezione dei dati personali. I responsabili, inoltre, sulla base di contratti dettagliati, forniscono garanzie sufficienti e credibili sulla sicurezza tecnica e organizzativa della protezione dei dati personali, che possono essere trattati solo in sistemi informatici sicuri e fisicamente sicuri.
4.3 I seguenti responsabili del trattamento, tutti all’interno dell’Unione Europea, possono ragionevolmente elaborare i dati personali per il Gestore:
(a) Fornitori di servizi informatici, di comunicazione e correlati (ad es. servizi di stampa e postali, archiviazione fisica a lungo termine, fornitori di servizi di marketing diretto), come fornitori e amministratori di sistemi informativi interni, strumenti online e siti Web, canali di comunicazione elettronica e applicazioni del Gestore. anche presso tali responsabili il trattamento dei dati personali avviene esclusivamente sulla base di un preciso e dettagliato contratto di trattamento dei dati personali, che obbliga ciascun responsabile del trattamento a stabilire, mantenere e attuare le misure necessarie per proteggere e mettere in sicurezza i dati personali dei soggetti;
(b) Fornitori di assistenza, consulenza e altri servizi. Il Gestore si avvale di fornitori esterni per garantire determinate attività commerciali, di marketing o operative e per fornire servizi, i quali devono inoltre avere accesso ai dati personali dei soggetti per il corretto svolgimento delle proprie attività. Il Gestore trasferisce i dati personali esclusivamente sulla base di adeguati accordi di trattamento dei dati personali, ad esempio a società di consulenza, studi legali, forze dell'ordine e altri partner commerciali;
4.4 Nei casi previsti dalla legge, i dati personali potranno essere messi a disposizione anche delle seguenti categorie di destinatari:
(a) Autorità pubbliche. Conformemente a quanto previsto dalle norme di legge in materia, il Gestore è obbligato a fornire informazioni e dati personali a selezionate autorità pubbliche e altri enti pubblici autorizzati dalla legge. Questi enti includono, in particolare, la Banca nazionale ceca e altri organi di vigilanza, il Ministero delle finanze e gli organi dell'amministrazione finanziaria, i notai nell'esercizio dei loro poteri legali o gli organi attivi in procedimenti penali (Tribunali, Polizia della Repubblica ceca, ecc.). Il Gestore può inoltre fornire dati personali ad altri soggetti nella misura prevista da una legge speciale.
5. DURATA DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
5.1 I dati personali sono conservati presso il Gestore per il tempo necessario ad adempiere alla finalità specificata, nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione delle finalità della conservazione dei dati personali.
5.2 Per l'erogazione dei servizi, il Gestore tratta i dati personali del soggetto dei dati per la durata del contratto concluso con il soggetto dei dati, dopo la cessazione del rapporto contrattuale per il periodo previsto dalla legge o per il tempo necessario comunque non superiore a 10 anni. I singoli periodi di trattamento sono fissati i più brevi ragionevolmente possibile, tenendo conto dei termini di prescrizione contenuti nelle normative legali pertinenti e fanno parte
delle regole di archiviazione e smaltimento del Gestore. Il periodo di conservazione dei dati personali così determinato non può eccedere il tempo necessario per garantire i diritti e gli obblighi derivanti sia dal rapporto di obbligo sia dalle norme di legge in materia, o per soddisfare il legittimo interesse del Gestore.
6. ISTRUZIONI SUI DIRITTI DEI SOGGETTI DEI DATI
6.1 Il Gestore tratta i dati personali solo sulla base dei titoli legali definiti nel paragrafo 3.3 della presente Informativa. Se il Gestore tratta dati personali sulla base del consenso del soggetto dei dati al trattamento dei dati personali, il soggetto dei dati può revocare tale consenso in qualsiasi momento. Tuttavia, la revoca di tale consenso non pregiudica la liceità del trattamento dei dati personali basata su tale consenso prima della revoca.
6.2 mailship non ha l'obbligo di nominare un responsabile della protezione dei dati (DPO).
6.3 Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento tramite e-mailoppure per iscritto all’indirizzo della sede legale indicata all’inizio della presente informativa, senza ulteriori costi e conseguenze per il rapporto contrattuale attuale o futuro tra il soggetto dei dati e il Gestore, salvo che il trattamento non sia obbligatorio per legge per l’esecuzione del rapporto contrattuale. Tuttavia, la revoca del consenso al trattamento dei dati personali non significa che il Gestore debba eliminare i dati personali che il Gestore elabora allo scopo di adempiere al contratto concluso con il soggetto dei dati. Ciò non pregiudica inoltre il diritto del soggetto dei dati di richiedere la cancellazione di tali dati personali, che riguardano il soggetto dei dati e sono ancora in possesso del Gestore.
6.4 Il soggetto dei dati ha diritto di ottenere dal Gestore la conferma che siano o meno trattati dati personali che lo riguardano e, in tal caso, ha diritto di ottenere l'accesso a tali dati personali e alle seguenti informazioni:
(a) finalità di trattamento;
(b) categorie di dati personali interessate;
(c) destinatari o categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare destinatari di paesi terzi o di organizzazioni internazionali;
(d) periodo previsto per la conservazione dei dati personali o, se non è determinabile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
(e) l'esistenza del diritto di chiedere al Gestore la rettifica o la cancellazione dei dati personali che lo riguardano o di limitarne il trattamento e/o di opporsi a tale trattamento;
(f) diritto di presentare un reclamo all'Autorità di sorveglianza;
(g) tutte le informazioni disponibili sull'origine dei dati personali, se non ottenute dal soggetto dei dati;
(h) fatto che vi sia un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.
6.5 Il Gestore del trattamento è obbligato a fornire al soggetto dei dati una copia dei dati personali trattati su sua richiesta. Il Gestore può addebitare una commissione ragionevole per copie aggiuntive su richiesta del soggetto dei dati, in base ai costi amministrativi. Se il soggetto dei dati
presenta la domanda in formato elettronico, le informazioni sono fornite in un formato elettronico di uso comune, salvo diversa richiesta del soggetto dei dati.
6.6 Il soggetto dei dati ha il diritto di far correggere dal Gestore i dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, il soggetto dei dati ha il diritto di integrare i dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.
6.7 Il soggetto dei dati ha il diritto che il Gestore limiti il trattamento dei propri dati personali in uno dei seguenti casi:
(a) il soggetto dei dati dei dati nega l'esattezza dei dati personali per il tempo necessario affinché il Gestore possa verificare l'esattezza dei dati personali;
(b) il trattamento è illecito e il soggetto dei dati si rifiuta di cancellare i dati personali e chiede invece la limitazione del loro utilizzo;
(c) Il Gestore del trattamento non ha più bisogno dei dati personali ai fini del trattamento, ma il soggetto dei dati li richiede per determinare, far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria;
(d) il soggetto dei dati si è opposto al trattamento dei dati personali fino a quando non sia accertato che i motivi legittimi del Gestore del trattamento prevalgono sui motivi legittimi del soggetto dei dati.
6.8 Se il trattamento è stato limitato ai sensi del precedente paragrafo 6.7, tali dati personali possono, ad eccezione della loro conservazione, essere trattati solo con il consenso del soggetto dei dati o allo scopo di determinare, far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, per la tutela di altre persone fisiche o giuridiche motivi di interesse pubblico prevalente dell'Unione Europea o di uno Stato membro dell'Unione Europea. Il soggetto dei dati che ha raggiunto una limitazione del trattamento ai sensi del precedente paragrafo 6.7 deve essere preventivamente informato dal Gestore che la limitazione del trattamento sarà revocata.
6.9 il soggetto dei dati ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano, se il trattamento è effettuato per le finalità del legittimo interesse del Gestore o di terzi, compresa la relativa profilazione. Il Gestore non tratta ulteriormente i dati personali a meno che non dimostrino gravi motivi legittimi per il trattamento che prevalgono sugli interessi o diritti e libertà del soggetto dei dati, o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
6.10 Qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, il soggetto dei dati ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano per tale finalità di marketing, compresa la profilazione in relazione a tale marketing diretto. Se il soggetto dei dati si oppone al trattamento per finalità di marketing diretto, i dati personali non saranno più trattati per tali finalità.
6.11 Il soggetto dei dati ha il diritto di ottenere i dati personali che lo riguardano forniti al Gestore in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e il diritto di trasferire tali dati a un altro gestore del trattamento senza il consenso del Gestore del trattamento, purché:
(a) il trattamento si basa sul consenso del soggetto dei dati al trattamento dei suoi dati personali per una o più specifiche finalità ovvero sul consenso esplicito al trattamento di determinate categorie di dati personali per una o più finalità determinate ovvero su un contratto a cui il soggetto dei dati è una parte; e
(b) il trattamento viene eseguito automaticamente.
6.12 Nell'esercizio del diritto alla portabilità dei dati il soggetto dei dati ha diritto al trasferimento dei dati personali direttamente dal Gestore all'altro gestore del trattamento, se tecnicamente fattibile.
6.13 L'esercizio del diritto alla trasferibilità dei dati personali di cui ai precedenti paragrafi 6.11 e 6.12 non pregiudica il diritto del soggetto dei dati alla cancellazione dei dati personali. Il soggetto dei dati ha il diritto di chiedere al Gestore la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il Gestore ha l'obbligo di cancellare i dati personali senza ingiustificato ritardo se si verifica uno dei seguenti motivi:
(a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;
(b) il soggetto dei dati revoca il consenso in base al quale i dati sono stati trattati e non sussiste altro motivo giuridico per il trattamento;
(c) il soggetto dei dati si oppone al trattamento dei dati personali ai sensi del paragrafo 6.9 e non sussistono motivi legittimi prevalenti per il trattamento o il soggetto si oppone al trattamento dei dati personali ai sensi del paragrafo 6.10;
(d) i dati personali sono stati trattati illecitamente;
(e) i dati personali devono essere cancellati al fine di adempiere a un obbligo legale previsto dalla normativa dell'Unione Europea o di uno Stato membro applicabile al gestore del trattamento;
(f) i dati personali sono stati raccolti in relazione all'offerta di servizi della società dell'informazione.
6.14 In caso di dubbi sul rispetto degli obblighi relativi al trattamento dei dati personali, il soggetto dei dati può rivolgersi al Gestore o con reclamo al Garanteper la protezione dei dati personali, con sede Roma, Piazza Venezia n. 11 email: protocollo@gpdp.it sito web www.garanteprivacy.it. cap 00187.
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